L'optimisation des flux de travail est l'un des principaux avantages d'une gestion des ressources numériques (DAM) ou d'un système de gestion des actifs (AMS) basé sur les flux de travail. Grâce à des flux de travail prédéfinis, la manière dont les actifs numériques sont traités, gérés et distribués est structurée et améliorée. Voici les différents aspects de la manière dont un système basé sur le workflow optimise les flux de travail :
Automatisation des tâches répétitives
Les processus de routine tels que le téléchargement, la catégorisation, l'approbation et l'archivage des ressources numériques sont exécutés plus rapidement et plus efficacement grâce à des flux de travail automatisés. Cela réduit la nécessité pour les utilisateurs d'effectuer ces tâches manuellement.
Exemple: Un nouveau contenu visuel est créé au sein d'une équipe marketing. Le flux de travail peut être configuré de manière à ce qu'une fois terminé, il soit téléchargé par le service de conception dans le système PAS et transmis directement au service marketing pour approbation, sans que personne ne doive le faire manuellement.
Processus d'approbation automatisé
L'automatisation des processus d'approbation est un élément important de l'optimisation. Dans de nombreuses entreprises, le contenu ou les actifs doivent être approuvés par plusieurs départements ou personnes avant de pouvoir être publiés ou utilisés. Les systèmes basés sur le flux de travail automatisent ces processus en transmettant automatiquement les ressources aux personnes responsables pour vérification et en suivant leur statut. Les autorisations sont ainsi obtenues plus rapidement et il n'y a pas de retards dus à des demandes de validation oubliées ou négligées.
Exemple: Un flux de travail peut être configuré de manière à envoyer une notification au responsable du département juridique ou de la conformité après le téléchargement d’un nouvel actif dans le système AMS PAS, afin de vérifier et d’approuver l’actif avant qu’il ne passe en production.
Conformité cohérente aux normes de l'entreprise
Le système PAS basé sur le flux de travail garantit que chaque employé suit les mêmes processus pour créer, gérer et distribuer les ressources numériques. Il en résulte des processus standardisés qui garantissent la qualité du travail et le respect des directives internes.
Ces flux de travail garantissent également que le contenu est toujours conforme aux directives de l'entreprise en matière de design et de communication. Les entreprises peuvent s'assurer que tous les actifs partagés sont cohérents et conformes aux normes de la marque.
Exemple: Pour chaque création d'un nouvel emballage, un flux de travail est initié, qui fait passer l'actif par des étapes de vérification définies - vérification du design, vérification de la conformité de la marque, vérification juridique et approbation finale par le département marketing.
Éviter les points de blocage et les retards
Dans les environnements de travail traditionnels, les projets peuvent souvent être bloqués par des goulots d'étranglement, des retards dans la communication ou l'approbation du contenu. Les systèmes basés sur le flux de travail optimisent ces processus en envoyant des notifications et des rappels automatisés aux parties responsable
Cette forme d'automatisation minimise le risque d'erreurs humaines, comme l'oubli de validations ou de tâches. De plus, le système peut identifier les points bloquants en informant les responsables de projet des tâches bloquées, ce qui permet de résoudre les problèmes de manière proactive.
Exemple: Un chef de projet est averti lorsqu'une personne dans la chaîne d'approbation met trop de temps à donner son approbation. Le manager peut ainsi intervenir en temps utile et s'assurer que le projet reste dans les délais.
Rôles d'utilisateurs multiples et répartition de tâches
En définissant les responsabilités, les tâches sont automatiquement attribuées aux personnes ou aux équipes concernées, en fonction de leur rôle et de leurs compétences dans le flux de travail.
Cela favorise la collaboration et évite les malentendus, car chaque utilisateur sait exactement quand et quelle tâche doit être effectuée. L'ensemble du processus devient ainsi plus cohérent et orienté vers l'objectif."
Exemple: Un flux de travail peut être conçu de manière à ce qu’un designer télécharge un élément, qui est ensuite automatiquement attribué au gestionnaire de contenu, qui complète les métadonnées et transmet l’élément au responsable marketing pour approbation.
Gestion efficace du temps et des délais à travers le flux de travail
Avec les systèmes basés sur le flux de travail, les délais peuvent être intégrés dans le processus. Des rappels et des escalades automatisés garantissent que les délais soient respectés et qu'il n'y ait pas de retards inutiles.
Un système peut être configuré de façon à envoyer automatiquement des alertes aux personnes concernées lorsqu'une tâche est proche de la date limite ou a été dépassée. Il est également possible de définir des protocoles d'escalade qui déclenchent certaines actions si les délais ne sont pas respectés.
Exemple: Un flux de travail rappelle automatiquement l'équipe marketing qu'un actif doit être mis à disposition pour validation dans les deux jours. Si la date limite est dépassée, le chef d'équipe reçoit une notification pour prendre des mesures.
Résumé de l'optimisation des flux de travail
Un AMS basé sur le flux de travail comme PAS permet de structurer et d'automatiser systématiquement les processus de travail. Cela contribue à une plus grande efficacité, rapidité et fiabilité tout en minimisant les erreurs et les retards Dans le même temps, le respect des normes de qualité et de l'entreprise est assuré. Il en résulte des flux de travail optimisés, transparents et collaboratifs qui améliorent l'ensemble du cycle de vie des ressources numériques.
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