Une gestion des actifs numériques (DAM) ou un système de gestion des actifs (AMS) basé sur le flux de travail contribue considérablement à améliorer la collaboration au sein d'une entreprise en optimisant les processus de communication, le flux d'informations et le travail d'équipe. Les facteurs suivants expliquent comment la collaboration est améliorée en utilisant un tel système.
Plateforme centrale pour la collaboration
Toutes les équipes et tous les services ont accès à une plateforme centrale sur laquelle sont stockées toutes les ressources numériques. Cela élimine le risque que plusieurs versions d'un actif soient stockées à différents endroits et que les employés travaillent sur des fichiers obsolètes.
Le stockage centralisé et l'accès en temps réel permettent aux équipes de travailler simultanément sur un projet sans avoir à attendre les fichiers ou à les envoyer par e-mail.
Exemple: Un graphiste, un gestionnaire de contenu et un chef de projet peuvent tous accéder en temps réel au même asset, le commenter ou le transmettre pour validation, sans retards dus à des outils différents.
Collaboration basée sur des rôles
Le système PAS basé sur le flux de travail permet de distribuer les tâches en fonction des rôles et responsabilités spécifiques des membres de l'équipe. Cela assure que chacun sait exactement quelles tâches il doit accomplir et qui est responsable des validations ou des modifications spécifiques.
Grâce à une répartition claire des tâches et des responsabilités, il y a moins de confusion sur qui doit prendre quelle décision ou se charger de quelle tâche. Le système indique quelles sont les prochaines étapes à franchir et qui en est responsable.
Exemple: Lorsqu'une équipe marketing crée une nouvelle campagne, le designer se voit attribuer la tâche de créer l'asset créatif, le gestionnaire de contenu s'occupe des métadonnées et des descriptions, et le chef de projet autorise la conception finale. Chacun connaît son rôle et travaille en même temps sur le projet.
Communication et notifications automatisées
Les flux de travail du système PAS veillent à ce que les personnes appropriées soient informées en temps voulu, dès qu'une tâche est terminée ou qu'une validation est nécessaire. Cela réduit le besoin de communication manuelle et garantit qu'aucune tâche ou échéance ne soit oubliée."
Au lieu de gérer de longues chaînes d'e-mails ou de se coordonner lors de réunions, les membres de l'équipe reçoivent des rappels automatisés et des mises à jour de statut qui indiquent l'avancement d'un projet en temps réel.
Exemple: Lorsqu'un graphiste a terminé un actif, le gestionnaire de contenu en est automatiquement informé afin qu'il puisse continuer à le traiter. Dès que celui-ci a terminé son travail, le chef de projet est informé pour le valider définitivement.
Transparence dans le flux de travail
Le système PAS affiche l'état actuel d'un projet ou d'un actif pour tous les membres de l'équipe. Tous les participants peuvent ainsi voir en temps réel à quelle phase se trouve un actif et qui travaille actuellement sur ce dernier.
Cette transparence réduit la probabilité de malentendus et de mésentente, car tout le monde peut voir la progression et le statut actuels d'un projet. Elle évite que des tâches soient traitées deux fois ou oubliées.
Exemple: Lorsqu'un fichier est envoyé au service juridique pour validation, toutes les parties concernées peuvent suivre l'avancement en temps réel et savoir quand elles peuvent s'attendre à un retour d'information.
Meilleure collaboration entre les équipes et les départements
PAS facilite la collaboration entre les différents départements tels que le marketing, la conception, l'informatique et le service juridique. Tous travaillent avec les mêmes outils et sur la même plateforme, ce qui simplifie la communication et améliore le flux d'informations.
Les flux de travail peuvent être configurés pour inclure plusieurs départements, chaque participant sachant exactement quel rôle il joue dans le processus. Il en résulte un environnement de travail plus harmonieux et plus efficace.
Exemple: Dans le cadre d’une campagne produit, l’équipe marketing se charge du contenu, l’équipe de design crée les visuels, le service juridique vérifie les exigences légales et le département informatique s’occupe de l’implémentation sur le site web. Grâce au flux de travail, toutes les équipes sont reliées entre elles de manière transparente.
Utilisation uniforme des actifs
Puisque toutes les équipes accèdent aux mêmes actifs centralisés, la duplication des fichiers est évitée. Le système garantit que tous utilisent les mêmes versions actualisées des actifs, ce qui permet de réduire la confusion et les erreurs.
Avec PAS, les équipes peuvent facilement accéder aux versions précédentes des actifs et ils savent quel fichier est la version actuelle et validée. Cela permet d'éviter l'utilisation de contenus obsolètes.
Exemple: Une entreprise mondiale peut s'assurer que tous les sites utilisent le même matériel publicitaire conforme à la marque, qu'il y ait de divergences.
Processus de retour d'information et de révision
Grâce au système PAS, les processus de retour d'information et de validation peuvent être centralisés et systématisés. Les équipes peuvent laisser leurs commentaires directement dans le système, ce qui rend le retour d'information et le processus de validation plus transparents et plus compréhensibles.
Les retours d'information sont centralisés et visibles pour toutes les personnes concernées. Cela évite les malentendus, car tous ont accès aux mêmes informations et peuvent retracer clairement les changements.
Exemple: Un chef d'équipe peut ajouter des commentaires à une conception dans le système, ce qui permet au concepteur de les voir en temps réel et d'apporter immédiatement des modifications en fonction de ces commentaires.
Résumé de l'amélioration de la collaboration
Un AMS basé sur le flux de travail comme PAS simplifie considérablement la collaboration en optimisant la transparence, la répartition des rôles et la communication. Les équipes peuvent collaborer en temps réel, ont toujours accès aux actifs actuels et sont constamment à jour grâce aux notifications automatisées. Cela permet une collaboration plus fluide et plus productive et évite les malentendus et les goulots d'étranglement.
Comentarios