
L'un des principaux avantages d'un système de gestion des actifs numériques (DAM) ou d'un système de gestion des actifs (AMS) basé sur le flux de travail est la traçabilité et le contrôle complets de tous les processus et actifs numériques. Ces systèmes permettent aux entreprises d'avoir une visibilité complète sur les actions de chaque utilisateur et leur chronologie, renforçant ainsi la sécurité, la cohérence et l'efficacité.
Pistes d'audit complètes
Dans le système PAS, chaque action est enregistrée - du téléchargement à la validation en passant par les modifications. Ces journaux (pistes d'audit) fournissent un historique complet de toutes les modifications et activités associées à un actif. Cela garantit que chaque action peut être retracée et que les responsabilités sont clairement attribuées.
L'accès à des pistes d'audit complètes permet aux entreprises de respecter les réglementations légales (comme les exigences relatives à la protection des données ou à la conformité), car il est toujours possible de retracer l'identité de la personne ayant effectué chaque action.
Exemple: Si un actif est utilisé pour une campagne de marketing et que des questions sur la version ou la validation se posent ultérieurement, la piste d'audit permet de déterminer avec précision qui a téléchargé, modifié et validé l'actif.
Contrôle du processus de validation
PAS offre un contrôle complet sur la validation des actifs. Les équipes peuvent voir précisément quels actifs se trouvent à quelle étape du processus de validation et qui doit donner la prochaine validation.
Le processus de validation peut être structuré de manière à ce que tous les actifs passent par des phases de vérification et de validation prédéfinies. Cela permet de s'assurer que seuls les contenus vérifiés et validés sont utilisés ou publiés, ce qui garantit le respect des normes de la marque, des exigences légales ou des directives internes.
Exemple : Une image de produit passe par plusieurs phases pour être approuvée, du service de conception au service marketing en passant par le service juridique. Le processus de validation bien structuré garantit que l'image a reçu toutes les autorisations nécessaires avant d'être publiée.
Contrôle et récupération des versions
Le système PAS, basé sur le flux de travail, permet le contrôle automatique des versions des actifs. Chaque modification apportée à un actif est enregistrée en tant que nouvelle version, les versions précédentes restant disponibles. Cela évite toute confusion quant à la version actuelle du fichier et permet aux équipes de revenir aux versions précedéntes si nécessaire.
En cas d’erreurs dans les versions plus récentes d’un actif, les équipes peuvent rapidement revenir à une version précédente et poursuivre le processus de travail sans perdre de données ou de temps précieux.
Exemple : Un graphiste a révisé un fichier plusieurs fois, mais la première version est finalement considérée comme la meilleure. Grâce au contrôle des versions, l'équipe peut facilement revenir à cette première version sans avoir à recommencer le travail.
Contrôle d'accès et rôles des utilisateurs
Avec PAS, les droits d'accès peuvent être configurés en fonction des rôles des utilisateurs dans l'entreprise. Cela permet de garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains actifs ou y apporter des modifications. Par exemple, il est possible de définir que seul le service juridique est autorisé à modifier ou à partager certains contenus juridiques.
Cette stricte répartition des rôles protège les informations confidentielles et garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux données sensibles. De plus, cela réduit le risque d’erreurs dues à des modifications non autorisées.
Exemple : Un membre de l'équipe de conception peut télécharger et modifier un fichier, mais pas l'envoyer aux producteurs. L'envoi est de la responsabilité du chef du service marketing ou juridique, qui dispose d'un droit d'accès plus élevé.
Rapports et analyses
Le système PAS basé sur le flux de travail permet de générer des rapports sur l'état des projets, la progression des actifs et la productivité des équipes. Les entreprises peuvent facilement identifier les processus bloqués, les retards et l'utilisation des actifs.
Grâce à ces rapports détaillés, les entreprises ont un aperçu de l'efficacité de leurs processus de travail et peuvent les optimiser de manière ciblée. Elles peuvent identifier les goulots d'étranglement et adapter les processus afin d'améliorer encore l'efficacité.
Exemple : Grâce aux rapports, une entreprise constate que les validations dans le service juridique prennent souvent plus de temps que prévu. Cette visibilié permet d'adapter le flux de travail afin d'accélérer les validations.
Sécurité juridique et conformité
Dans les secteurs réglementés, où les entreprises doivent respecter des règles strictes (par exemple en matière de protection des données ou de droits d'auteur), le système PAS offre une transparence totale sur la gestion des ressources. Toutes les modifications, validations et accès sont enregistrés, permettant ainsi aux entreprises de prouver leur conformité en cas d'audit.
Le processus contrôlé et documenté garantit que tous les contenus publiés respectent les directives de la marque et que seules les ressources validées et vérifiées sont utilisées.
Exemple : Une banque doit pouvoir prouver que tous les supports marketing qu'elle utilise sont conformes aux exigences légales. Grâce à PAS, elle peut prouver entièrement quel service a approuvé quel contenu.
Résumé de la traçabilité et du contrôle
Un système de gestion d'actifs numériques (AMS) basé sur des flux de travail, tel que PAS, offre une transparence et un contrôle total sur l'ensemble du cycle de vie des actifs numériques. Grâce à des pistes d'audit complètes, au suivi des versions, à la création de rapports et à des contrôles d'accès strictement définis, les entreprises disposent d'une visibilité permanente sur tous les processus et peuvent s'assurer que toutes les directives internes et externes sont respectées. Il en résulte une plus grande sécurité, la prise de meilleures décisions et une amélioration des processus.
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